Introduction 

L’Administration Communale d’Estaimpuis est un service public local. Elle est pleinement consciente de sa responsabilité d’assurer une protection optimale des données à caractère personnel de toutes les personnes physiques pour lesquelles elle détient des données et de tout mettre en œuvre pour être en conformité avec le Règlement général sur la protection des données ¹ (ci-après « le RGPD », selon son acronyme français).

La présente politique a pour objectif d’expliquer comment l’Administration Communale d’Estaimpuis traite (collecte, utilise et conserve, entre autres) les données à caractère personnel de toutes les personnes physiques dont elle collecte les données dans le cadre de ses missions.

Le RGPD est d’application depuis le 25 mai 2018. Ce règlement n’est pas une nouveauté en matière de protection des données mais s’inscrit dans la continuité de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée. Le RGPD met également l’accent sur la transparence et sur le contrôle des citoyens sur le traitement de leurs données à caractère personnel.

¹ Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données). Lien vers le texte intégral.

1. Responsable du traitement

L’Administration Communale d’Estaimpuis, dont les bureaux sont établis à la Rue de Berne, 4 7730 Leers-Nord, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0207.309.091, est le responsable du traitement des données à caractère personnel.

2. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

D’une manière générale, il vous est possible de visiter le site internet de l’Administration Communale d’Estaimpuis sans communiquer aucune information personnelle vous concernant. En toute hypothèse, vous n’êtes en aucune manière obligé de transmettre ces informations à l’Administration Communale d’Estaimpuis si vous consultez uniquement son site internet.

Cependant, il se peut que vous ne puissiez pas bénéficier de certaines informations, fonctionnalités ou services offerts par l’Administration Communale d’Estaimpuis par le biais de son site internet dans le cas où vous choisiriez de ne pas transmettre certaines données personnelles spécifiques vous concernant et requises par nos applications ou par nos formulaires.

Dès lors, les données à caractère personnel et/ou les catégories de données personnelles que nous sommes susceptibles de traiter sont les suivantes : Nom, prénom, adresse mail.

3. A quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base ?

Les données à caractère personnel vous concernant sont recueillies et traitées afin de vous informer ou de traiter les dossiers qui vous concernent.

Les données à caractère personnel que vous communiquez sont exclusivement destinées aux fins pour lesquelles elles sont demandées.

Ces données sont traitées conformément à la présente déclaration et conformément aux dispositions du Règlement Européen sur la protection des données.

Elles ne seront traitées que par le personnel de l’Administration Communale et à ses sous-traitants, aux seules fins décrites ci-dessus et afin d’améliorer les services.

En toute circonstance, l’Administration Communale d’Estaimpuis s’engage à ne collecter et traiter vos données personnelles recueillies sur son site internet que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente politique. En principe, vos données personnelles ne seront jamais utilisées dans un autre cadre que celui annoncé.

4. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Afin de satisfaire à ses obligations légales (sociales, fiscales, etc.), l’Administration Communale d’Estaimpuis conserve vos données pendant la durée fixée par les dispositions légales applicables.

5. Qui sont les destinataires de vos données ?

L’Administration Communale d’Estaimpuis partage certaines de vos données personnelles avec diverses instances publiques ou institutions privées dans le cadre de l’exécution de ses missions, lorsqu’elle y est tenue en vertu de la loi ou d’une décision de justice.

L’Administration Communale d’Estaimpuis transfère certaines de vos données à ses sous-traitants dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion existants auxquels le CPAS a souscrit.

La communication à ces tiers se fait uniquement aux fins précisées ci-devant, dans les limites des fondements de licéité et moyennant le respect des droits fondamentaux tels que le secret professionnel et les garanties appropriées requises par le RGPD.

6. Quels cookies sont utilisés par le site internet ?

Pour améliorer l’expérience utilisateur de nos sites internet, nous utilisons cinq types de cookies : celui nécessaire pour identifier l’utilisateur (ce cookie est supprimé lorsque le navigateur internet est fermé). Trois d’entre eux concernent la lecture des vidéos Youtube. Finalement, le dernier concerne les publicités.

7. Quels sont vos droits ?

Dans ses articles 12 à 22, le RGPD garantit différents droits aux personnes concernées telles que vous-même.

Néanmoins, certains de ces droits sont soumis à des conditions légales. Ils pourront être exercés aux conditions prévues par la réglementation et sous réserve de ne pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers (secret professionnel, vie privée, etc.).

En tant que personne concernée, vous avez notamment les droits suivants pour les données à caractère personnel vous concernant faisant l’objet d’un traitement par le CPAS :

• Droit à l’information : Conformément au principe de transparence du RGPD, vous avez le droit à une information claire sur les données vous concernant conservées et traitées par le CPAS ;

• Droit d’accès aux données à caractère personnel : Vous avez le droit de consulter vos données à caractère personnel et d’en obtenir une copie gratuite ;

• Droit à la rectification : Vous avez le droit de demander la rectification, dans les meilleurs délais, de toute donnée inexacte et d’obtenir que les données incomplètes soient complétées ;

• Droit à l’effacement : Vous avez le droit de demander l’effacement dans les meilleurs délais de vos données à certaines conditions. C’est notamment le cas si :

– Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées par la responsable de traitement ;
– Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
– L’utilisateur, la personne concernée, s’oppose au traitement, mais dans certains cas particuliers. Le droit à l’effacement n’existe pas dans toutes les situations.

• Droit à la limitation du traitement : Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

• Droit au retrait du consentement : Pour autant que le traitement soit effectué sur base de votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ;

• Droit à la portabilité de données : Seulement si le traitement est effectué sur base de votre consentement préalable ou pour l’exécution d’un contrat, vous avez le droit de demander à récupérer les données que vous avez fournies pour un usage personnel ou pour les transmettre à un tiers de votre choix, dans un format lisible par une machine, lorsque cela est techniquement possible. Ce droit n’existe que si la base de légitimation du traitement est fondé sur l’article 6, § 1er, a) ou l’article 9, § 2, a) (consentement) ou l’article 6, § 1er, b) (exécution d’un contrat) du RGPD. Notez que les autorités publiques traitent des données à caractère personnel essentiellement parce qu’elles en ont l’obligation ou exercent des missions d’intérêt public ou relevant de leur exercice.

• Droit d’opposition: Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement est fondé sur l’article 6, par. 1, e) (mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité public) ou f) (intérêts légitimes) du RGPD. Dans ce cas, l’Administration Communale d’Estaimpuis   doit cesser le traitement des données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

8. Comment faire valoir vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en renvoyant le formulaire de demande daté et signé.

• Par E-mail à notre DPD à l’adresse suivante : pauline.pruvost@estaimpuis.be
• Ou par envoi postal à l’Administration Communale d’Estaimpuis, Rue de Berne, 4 à 7730 Leers-Nord.

Vous pouvez télécharger le formulaire de demande au format PDF.

Attention ! La demande doit être envoyée avec une copie recto de votre pièce d’identité.

Si vous estimez que l’Administration Communale d’Estaimpuis n’a pas protégé et/ou traité vos données personnelles conformément aux réglementations en vigueur, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse, 35 – 1000 BRUXELLES
Téléphone : 02/274.48.00
E-mail : commission@privacycommission.be
Site web: https://www.autoriteprotectiondonnees.be

9. Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger les données ?

L’Administration Communale d’Estaimpuis a mis en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu’elle réévalue et actualise régulièrement, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

10. Clause de limitation de responsabilité

La responsabilité de l’Administration Communale d’Estaimpuis sera limitée aux dommages directs, à l’exclusion de tout dommage indirect.

L’Administration Communale d’Estaimpuis ne peut être tenue responsable de tout dommage résultant d’une manipulation illégitime commise par des tiers sur les données à caractère personnel (vol de données, virus, hameçonnage ou autres infractions informatiques) ainsi que d’une manipulation illégitime commise par la personne concernée elle-même ou par un sous-traitant.

L’Administration Communale d’Estaimpuis tient à préciser que le présent site internet peut contenir des liens hypertextes et autres références vers d’autres sites, mis à votre disposition à titre indicatif uniquement, que nous ne gérons et ne contrôlons pas. L’Administration Communale d’Estaimpuis décline toute responsabilité pour tout contenu inadapté, illégitime ou illégal présent sur les hyperliens ainsi que pour les dommages pouvant résulter de leur consultation. Nous vous recommandons donc de lire attentivement les règles de protection de la vie privée de chaque site que vous visitez, ces règles pouvant différer de la présente déclaration.