Appel à candidatures – Service Population/État civil

La Commune d’Estaimpuis et plus particulièrement le service Population / Etat civil / Etrangers recrute, à titre contractuel, un(e) bachelier(ière) avec constitution d’une réserve de recrutement

Afin de soutenir le déploiement des projets de l’administration, il est procédé au recrutement d’un bachelier(ière) pour le Service Population / Etat civil / Etrangers.

Vos missions/activités principales :

L’employé d’administration B1 au service Population / Etat civil / Etrangers gère les demandes, démarches et dossiers des citoyens. Il/Elle les informe sur le contenu, les conditions et les procédures à suivre. En qualité d’employé d’administration B1, il/elle est amené(e) à gérer également les dossiers plus complexes relatifs aux matières concernées (population, état civil, étrangers). Il investigue au sujet des demandes pour fournir les informations utiles et contrôle les conditions à respecter pour délivrer les documents officiels.

Il exécutera de manière générale les activités suivantes :

• Recevoir le citoyen au guichet et répondre à ses demandes.
• S’assurer de la conformité des documents fournis à et par l’usager et attirer, si nécessaire, son attention sur les informations manquantes, les documents à compléter, les démarches à suivre.
• S’assurer du respect des procédures conformément à la réglementation en vigueur.
• Vérifier les conditions du public dans ses différentes démarches administratives relatives au service Population.
• Recevoir les demandes de cartes d’identité et en assurer le suivi.
• Recevoir les demandes de changement d’adresse et en assurer le suivi.
• Recevoir les demandes de passeport et en assurer le suivi.
• Recevoir les demandes de cohabitation légale et en assurer le suivi.
• Délivrer les documents officiels au guichet de la population.
• Prendre connaissance des informations dans un dossier ou une base de données et fournir les pièces, documents, renseignements demandés.
• Encoder des données au registre national.
• Se renseigner sur la demande des interlocuteurs pour mieux y répondre.
• Classer les documents, pièces du dossier de l’usager.
• Réceptionner les appels téléphoniques des citoyens et répondre à leur demande.
• Traiter le courrier entrant et sortant. 
• Respecter la confidentialité des informations traitées ;
• Appliquer de manière stricte le R.G.P.D ;
• Tenir à tour de rôles la permanence du samedi matin ;
• Faire des opérations comptables simples ;

Dès le 1^er janvier 2026, l’agent travaillera en binôme sur une matière plus précise (Etrangers, Nationalité, Etat civil, …) et exécutera les activités supplémentaires suivantes :

• Analyser et traiter les demandes/dossiers plus complexes des citoyens ;
• Gérer des dossiers administratifs ;
• Instruire des dossiers courants ou répétitifs (recherche, analyse, synthèse) ;
• Assurer le suivi des décisions d’instances supérieures relatives aux dossiers traités ;
• Définir les procédures à suivre, conformément à celles en vigueur.
• Se tenir au courant des nouvelles règlementations, consignes afin de répondre adéquatement aux demandes, d’actualiser les procédures et d’en informer les agents du service.
• Echanger des informations avec le public et les autres services internes ou externes ;

Lieu de travail :

• Administration communale d’Estaimpuis – rue de Berne, 4 à 7730 Leers-Nord

Votre profil/Vos compétences :

• Vous disposez d’un bachelier à orientation juridique ou administrative en lien avec la fonction ou disposez de celui-ci au plus tard au moment de l’entrée en fonction ;
• Vous êtes belge (ou citoyen de l’Union européenne) ;
• Vous maîtrisez la langue française tant à l’écrit qu’à l’oral ;
• La connaissance du néerlandais et de l’anglais est un atout ;
• Vous jouissez des droits civils et politiques et êtes de conduite irréprochable ;
• Vous maîtrisez les outils informatiques de base : Windows, Outlook, Word, Excel ;
• Vous êtes motivé(e), convivial(e) et à l’aise avec le public ;
• Vous avez une bonne capacité de rédaction et une bonne orthographe ;
• Vous appliquez de manière rigoureuse les procédures mises en place ;
• Vous avez une bonne capacité d’assimilation et d’utilisation de matières législatives vivantes et complexes ;
• Vous avez une capacité de lecture et d’analyse ;
• Vous avez le sens des priorités, savez tenir un agenda et êtes capable de gérer un planning ;
• Vous êtes ponctuel(le) ;
• Vous avez une bonne gestion du stress et savez gérer des situations conflictuelles ;
• Vous savez collaborer et travailler en équipe tout en étant autonome ;
• Vous êtes polyvalent(e).

Conditions d’aide à l’emploi :

• Être dans les conditions pour l’obtention d’aides à l’emploi est un atout.

Contrat proposé :

• Régime de travail : 4/5^ème pouvant évoluer vers un temps plein.  
• Contrat à durée déterminée d’un an (2x 6 mois) pouvant évoluer vers un contrat à durée indéterminée par la suite.
• Traitement mensuel brut : barème RGB grade B1.
• Possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (10 années maximum) et dans le secteur public (prise en compte de toutes les années).
• Entrée en fonction : au plus tôt.

Épreuve de sélection 

La sélection se fera sur base :

• D’une épreuve écrite portant sur les connaissances techniques et administratives requises pour le poste.
• D’une épreuve orale portant sur la motivation du (de la) candidat(e) et son aptitude à la fonction.

Le(la) candidat(e) devra obtenir un minimum de 50 % à chaque épreuve et une moyenne totale minimum de 60 %.

Seul(e)s les candidat(e)s ayant obtenu un minimum de 50% à l’épreuve écrite seront retenu(e)s pour l’épreuve orale.

Candidature :

Les candidatures sont à envoyer par mail, par courrier ou à déposer à la Direction générale le 30/06/2025 à 12h00 au plus tard à l’adresse suivante :

Commune d’Estaimpuis

Rue de Berne, 4 à 7730 Leers-Nord

virginie.breyne@estaimpuis.be

Les candidatures doivent être composées des documents suivants :

• une lettre de motivation et un curriculum vitae ;
• un extrait de casier judiciaire modèle 1 datant de moins de trois mois ;
• une copie des diplômes/titres requis.

Les candidatures tardives, incomplètes à la date de clôture de l’appel ou nous parvenant par un autre moyen que ceux stipulés ne seront pas prises en considération.

Les diplômes étrangers doivent être accompagnés de leur équivalence, indispensable si l’employeur est un service public. L’équivalence de diplôme peut être obtenue à l’adresse suivante : Direction générale de l’enseignement non obligatoire et de la recherche scientifique – service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur – 5ème étage – rue Adolphe Lavallée, 1 à 1080 Bruxelles ou via l’adresse mail suivante : equi.sup@cfwb.be.

Renseignements complémentaires 

Toutes précisions complémentaires au sujet du poste à pourvoir peuvent être obtenues auprès de :

Madame Alyssone DELVOYE, responsable des Ressources Humaines (056/48.13.68.).

Madame Charlaine DEBRUYNE, responsable du service Population / Etat civil (056/48.13.58.).

Attention : les réponses et convocations seront envoyées par mail. Merci de vérifier vos courriers indésirables et/ou de nous contacter en cas de doute.