Appel à candidatures – Secrétaire de direction

La Commune d’Estaimpuis recrute, à titre contractuel, un.e secrétaire de Direction

Vos missions/activités principales :

Dans le cadre de sa fonction, la Directrice générale a très souvent besoin d’être secondée par une autre personne. Celle-ci, grâce à ses compétences, a pour but de l’aider à gagner du temps. C’est donc à elle que revient la tâche de la gestion administrative interne, mais aussi la gestion de toutes les relations externes de l’Administration.

Le/La secrétaire de Direction est ce collaborateur, le bras droit de la Directrice générale qui joue le rôle d’interface entre tous les acteurs de l’Administration et le supérieur hiérarchique. Il/Elle est chargé(e) de la gestion des tâches administratives et de secrétariat s’intégrant dans le fonctionnement administratif et général de l’Administration. Il/Elle sera alors chargé(e) de gérer les appels, le courriel de la Directrice générale, d’organiser des événements et réunions, de suivre des dossiers.

Il/Elle devra faire preuve, notamment, de disponibilité et d’ingéniosité afin de trouver des alternatives aux nombreux imprévus dont la Directrice doit faire face quotidiennement. Le/La secrétaire de Direction devra faire preuve de discrétion professionnelle pour les faits, informations et documents dont il/elle aura connaissance dans l’exercice de ses fonctions. Inscrit au sein d’une équipe de petite taille, il/elle fait preuve d’autonomie et de polyvalence dans son travail.

Dans le cadre des synergies développées, le/la secrétaire de Direction sera également mise à disposition de la Direction générale commune au C.P.A.S. afin de renforcer le secrétariat de ce dernier.

Activités prioritaires demandées par la fonction (liste non exhaustive) :

• Gérer de manière optimale les étapes des missions confiées depuis la préparation jusqu’à la clôture.
• Gérer la production, la diffusion et l’archivage des informations (courrier, comptes rendus, dossiers techniques, etc.).
• Gérer le traitement des appels téléphoniques/e-mails entrants (DG + centrale téléphonique), analyser les informations et décider de la personne adéquate à qui transférer la communication.
• Organiser les modalités liées aux différentes réunions extérieures et intérieures (réservation salle, moyen de transport, repas, …).
• Planifier les réunions internes et externes de son supérieur hiérarchique et y assister le cas échéant (rédaction des PV).
• Préparer et suivre les dossiers et événements spécifiques.
• Participer à la communication interne et externe de l’administration.
• Prendre en charge la production de l’ordre du jour du Conseil communal/Conseil de l’Action sociale et du Collège communal/Bureau permanent (récolte des données, rédaction, transmission).
• Mettre à la signature les délibérations des organes.
• Entreprendre les mesures préparatoires des tâches confiées (rédaction de listes des participants, rédaction de l’ordre du jour, invitation des participants, envoi de l’ordre du jour, note les absences)
• Chercher des alternatives dans l’agencement de l’agenda en cas d’imprévus.
• Coordonner les différentes missions et rendez-vous du supérieur hiérarchique en fonction de l’emploi du temps imposé.
• Développer un réseau et lancer un appel pour recueillir de l’information de manière efficace et/ou pour la distribuer
• Rechercher et traiter des informations.
• Rédiger des notes de synthèse.
• Récolter et faire l’inventaire, en concertation avec son supérieur hiérarchique, de l’objectif, de la nature et des conditions de la réunion à organiser.
• Mettre en page les procès-verbaux du Collège communal/Bureau Permanent et du Conseil communal/Conseil de l’Action sociale.
• Utiliser la plateforme de gestion des délibérations.
• Rédiger des courriers.
• …

Complémentairement à ces activités prioritaires, il/elle pourrait également être amené(e) à (liste non exhaustive) :

• Rédiger des rapports pour le Collège communal/Bureau Permanent, le Conseil communal/Conseil de l’Action sociale, les PV de réunion ou d’entretien individuel ainsi que certains documents administratifs.
• Vérifier les documents soumis à la signature.
• Informer la hiérarchie et les différents services sur le suivi des tâches.
• Classer, encoder et enregistrer les données pour mettre les informations à jour.
• Constituer des systèmes de classement et d’archivage pertinents et s’assurer de la traçabilité des documents et dossiers classés ou archivés.

Lieu de travail :

Administration communale d’Estaimpuis – rue de Berne, 4 à 7730 Leers-Nord

Votre profil/Vos compétences :

• Vous possédez au minimum un diplôme d’enseignement secondaire supérieur (CESS)
• Vous êtes en possession du permis B (exigé).
• Vous faites preuve d’une bonne organisation permettant de gérer simultanément différentes tâches et pouvoir faire face aux urgences ;
• Vous avez de bonnes capacités d’analyse et de rédaction et d’expression orale en français ;
• Polyvalence, disponibilité, flexibilité et proactivité, sont vos maitres-mots.
• Vous réalisez votre travail avec rigueur, exactitude, méthode et précision ;
• Vous possédez un bon esprit d’équipe et coopérez en vue d’atteindre les objectifs communs ;
• Le respect du secret professionnel et les règles de déontologie propres à la fonction font partie de votre ADN ;
• Vous maitrisez les applications informatiques et bureautique ;
• Une expérience au sein d’une Administration communale ou d’un C.P.A.S. est un atout.

Conditions d’aide à l’emploi :

Être dans les conditions pour l’obtention d’aides à l’emploi est un atout.

Contrat proposé :

• Régime de travail : 19 heures par semaine.
• Contrat à durée déterminée de 6 mois pouvant évoluer vers un contrat à durée indéterminée.
• Traitement mensuel brut : barème RGB grade D4 minimum (selon le diplôme fourni).
• Possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (10 années maximum) et dans le secteur public (prise en compte de toutes les années).
• Entrée en fonction : Mi-février 2026.

Épreuve de sélection

La sélection se fera sur base :

• Épreuve écrite : résumé et commentaire d’une conférence en rapport avec la fonction et connaissances liées à la fonction.
• Entretien oral.

Chaque épreuve est éliminatoire. Conditions de réussite : minimum 50 % à chaque épreuve et 60 % au total.

Candidature :

Les candidatures sont à envoyer par mail, par courrier ou à déposer à la Direction générale pour le 06/02/2026 à 12h00 au plus tard à l’adresse suivante :

Commune d’Estaimpuis
Rue de Berne, 4 à 7730 Leers-Nord virginie.breyne@estaimpuis.be

Les candidatures doivent être composées des documents suivants :

· une lettre de motivation et un curriculum vitae ;
· un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois mois ;
· une copie des diplômes/titres requis.

Les candidatures tardives, incomplètes à la date de clôture de l’appel ou nous parvenant par un autre moyen que ceux stipulés ne seront pas prises en considération.

Les diplômes étrangers doivent être accompagnés de leur équivalence, indispensable si l’employeur est un service public. L’équivalence de diplôme peut être obtenue à l’adresse suivante : Direction générale de l’enseignement non obligatoire et de la recherche scientifique – service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur – 5ème étage – rue Adolphe Lavallée, 1 à 1080 Bruxelles ou via l’adresse mail suivante : equi.sup@cfwb.be.

Renseignements complémentaires

Toutes précisions complémentaires au sujet du poste à pourvoir peuvent être obtenues auprès de Madame Virginie BREYNE, Directrice générale (056/48.13.51)

Attention : les réponses et convocations seront envoyées par mail. Merci de vérifier vos courriers indésirables et/ou de nous contacter en cas de doute.